Как да предотвратим спорове за инвентаризация между 3PL Warehouses и техните клиенти

Логистичните складове на трети страни (3PL) често управляват инвентара за множество клиенти под един покрив. Всеки клиент може да има различни продукти, графици за получаване, изисквания за поръчки, правила за собственост върху инвентара и очаквания за отчитане. Когато записите на инвентара не съответстват на физическия запас, могат да възникнат разногласия относно липсващи палети, неправилни количества, повредени стоки, забавени актуализации или незаписани движения на склад.

Споровете относно инвентара могат да отнемат ценно време на мениджърите на складове, екипите за обслужване на клиенти и мениджърите на акаунти. Те могат също да забавят изпълнението на поръчката, да усложнят фактурирането и да отслабят взаимоотношенията с клиентите. Предотвратяването на тези спорове изисква нещо повече от извършване на случайни преброявания на запасите. Един 3PL склад се нуждае от последователни записи на транзакции, ясни отговорности, надеждно управление на местоположението и документиран процес за разследване на различията.

Това ръководство обяснява как 3PL операторите могат да намалят споровете за инвентара с клиентите, да подобрят проследимостта на складовите наличности и да установят по-надеждни процедури за контрол на инвентара.

1. Разберете често срещаните причини за спорове за инвентаризация на 3PL

Спорове за инвентаризация обикновено възникват, когато физическото движение на стоките и съответните записи не съвпадат. Складът може да съдържа правилните продукти, но да записва грешно количество или местоположение. Като алтернатива системата за инвентаризация може да показва стоки, които не могат да бъдат намерени по време на физическа проверка.

Често срещаните причини включват:

• Получаване на несъответствия:Доставеното количество се различава от поръчката за покупка, предварителното известие за доставка или документите за доставка.
• Незаписани движения на акции:Палетите се преместват между местоположения, без да е завършена необходимата транзакция.
• Грешки при избора:Избрани са неправилни количества или инвентарът е разпределен към грешна клиентска поръчка.
• Щети и липси:Стоките са повредени, липсващи или неизползваеми, но състоянието на инвентара не се актуализира.
• Объркване на собствеността на клиента:Продуктите, принадлежащи на различни клиенти, не са ясно идентифицирани в складовите записи.
• Забавени системни актуализации:Физическите операции са завършени преди записите на инвентара да бъдат актуализирани.
• Неясни оперативни отговорности:Складът и клиентът не са съгласни кой трябва да провери, докладва или одобри корекция на инвентара.

Идентифицирането на основната причина е важно. Многократната промяна на количествата в инвентара, без да се изследва процесът, който е създал несъответствието, може временно да разреши един запис, като същевременно позволи същият проблем да се случи отново.

2. Установете ясен процес на проверка на получаването

Получаването е една от най-важните контролни точки в 3PL склад. Ако количеството, идентичността на продукта или състоянието на входящите стоки е записано неправилно, грешката може да засегне всяка следваща транзакция на инвентара.

Когато стоките пристигнат, персоналът на склада трябва да следва последователна процедура за проверка, която съответства на споразумението за услуга и наличната информация за пратката.

Практическата процедура за получаване трябва да включва:

1. Проверете референтния номер на пратката и клиента или акаунта, към който принадлежат стоките.
2. Сравнете получените продукти със съответните документи за доставка и информация за очакваната доставка.
3. Проверете SKU, брой палети, количество и други необходими идентификатори.
4. Проверете видимите повреди на опаковката или други изключения в съответствие с процедурата за получаване.
5. Запишете липси, излишни количества, неидентифицирани стоки или повредени артикули, преди да завършите транзакцията за получаване.
6. Заснемане на подкрепящи доказателства, когато е необходимо, като снимки, подписани документи за доставка или доклади за изключения.
7. Потвърдете, че записът за получаване е въведен в системата за управление на склада.

Например, ако в документ за доставка са изброени 24 палета, но са получени само 23, несъответствието трябва да се документира на етапа на получаване. Записването на 24 палета без проверка може да създаде спор по-късно, когато клиентът поиска липсващия инвентар.

Складът също така трябва да прави разлика между количество, потвърдено на дока, и количество, отчетено от превозвача или доставчика. Тези цифри може да са различни и записите трябва да запазят това разграничение, когато е необходимо.

3. Ясно отделете инвентара на клиента

В 3PL съоръжение с множество клиенти собствеността върху инвентара трябва да остане ясна дори когато продуктите се съхраняват в същата сграда или в една и съща обща складова зона.

Разделянето на клиентите може да се управлява чрез записи на складовата система, продуктови етикети, идентификатори на палети, кодове на местоположение или комбинация от тези контроли. Подходящият метод зависи от системите на склада, договорите с клиентите, характеристиките на продукта и оперативните процедури.

Важните контроли включват:

• Присвоете всеки запис на инвентара към правилния клиентски акаунт.
• Използвайте последователни SKU и правила за идентификация на продукта.
• Поддържайте ясна връзка между идентификаторите на палети и записите на инвентара.
• Определете дали са разрешени споделени редове стелажи или зони за съхранение.
• Проверете собствеността на клиента, преди да вземете, прехвърлите, консолидирате или освободите стоки.
• Съхранявайте ограничени, поставени под карантина или оспорвани запаси, разграничими от наличните запаси.

Различни клиенти може да имат подобни продукти или да използват различни кодове за сравними стоки. Персоналът на склада не трябва да приема, че визуално сходните продукти са взаимозаменяеми. Подробностите за акаунта на клиента, SKU, партидата или партидата, където е приложимо, и състоянието на инвентара трябва да бъдат проверени преди приключване на транзакцията.

За допълнителна информация относно организацията на физическото съхранение вижте ръководството на JINHUI Rack заорганизиране на палетни стелажи в 3PL склад с множество клиенти.

4. Записвайте всяко движение на инвентара

Споровете за инвентара често възникват, когато стоките се преместват физически, но съответната системна транзакция липсва, забавена е или е присвоена на грешно място.

Даден палет може да се премести от получаване към временно поставяне, след това в местоположение на стелаж, по-късно в зона за комисиониране и накрая към изходящо поставяне. Всяко движение трябва да следва транзакционната процедура на склада, така че историята на инвентара да остане проследима.

За всяко съответно движение складът трябва да регистрира:

• Идентификаторът на продукта или палета.
• Клиентският акаунт и SKU.
• Оригиналното и местоназначението.
• Количеството се премести.
• Датата и часът на транзакцията, както се поддържа от системата.
• Операторът или отговорният процес, където е записан.
• Причината за движението, когато е необходимо.

Местата за временно съхранение изискват специално внимание. Ако палет бъде преместен в зона на преливане по време на натоварен период, новото местоположение трябва да бъде записано, вместо да се третира като неофициално място за съхранение.

Последователните записи за местоположение също помагат на складовите екипи да проучат дали липсващият инвентар действително е напуснал съоръжението или просто е бил преместен на друга позиция за съхранение.

5. Използвайте Rack Location Management за подобряване на проследимостта

Записът на складовата инвентаризация трябва да свързва продукта с неговото физическо местоположение. Знанието, че клиентът има общо 50 палета е по-малко полезно, когато складът не може да определи къде се съхраняват тези палети.

Една последователна структура на местоположението на стелажа може да включва зона, ред, отделение и ниво на съхранение. Точният формат трябва да е съвместим с оформлението на склада и системата за управление на инвентара.

Например код на местоположение като A-03-02-04 може да идентифицира конкретна зона, ред, ниша и ниво, ако това е начинът, по който складът е определил структурата на местоположението си. Самият код е полезен само когато е последователно прилаган и картографиран към действителното физическо местоположение.

Полезните практики включват:

• Етикетирайте местата на стелажите ясно и последователно.
• Поддържайте точно съпоставяне между физическите позиции и системните записи.
• Местоположението на записа се променя незабавно.
• Проверете дестинацията, преди да приберете палета.
• Проверете физическото местоположение, когато проучвате липсващ или неуместен инвентар.
• Уверете се, че временните местоположения са включени в процеса на контрол на инвентара.

Интегрирането на системата за управление на складове може допълнително да подпомогне този процес чрез свързване на транзакциите с инвентара към конкретни места за съхранение. Научете повече в статията на JINHUI Rack заинтегриране на палетни стелажи със система за управление на склада.

6. Дефинирайте състоянието на инвентара и правилата за обработка на изключения

Не всеки палет, физически присъстващ в склад, трябва да се третира като наличен инвентар. Стоките може да са повредени, да чакат проверка, да са обект на задържане от страна на клиента, да са включени в поръчка или да чакат потвърждение за собственост.

Ако тези състояния не се управляват последователно, клиентът и складът могат да отчитат различни количества, дори когато и двете се отнасят за една и съща физическа наличност.

Складът трябва да дефинира статусите на инвентара, използвани в неговата система, и да обясни кога всеки статус се прилага.

Това са илюстративни категории. 3PL операторът трябва да използва статуси, които съответстват на неговата WMS конфигурация, клиентски споразумения и оперативни изисквания.

Когато се докладва несъответствие, засегнатият инвентар трябва да се третира съгласно определена процедура. Това може да включва проверка на съседни местоположения, преглед на последните транзакции, потвърждаване на инструкциите на клиента и ограничаване на по-нататъшни движения, когато е необходимо.

7. Създайте стандартен процес за разследване на несъответствия в инвентара

Когато клиент докладва за липсващ или излишен инвентар, складът трябва да следва повтарящ се процес на проучване, вместо незабавна промяна на системното количество.

Структурираният процес може да включва следните стъпки.

1. Регистрирайте несъответствието:Запишете клиента, SKU, въпросното количество, отчетеното местоположение и датата на откриване.
2. Проверете физическия запас:Проверете зададената позиция на стелажа, близките местоположения, зоните за временно съхранение и други одобрени места, свързани с разследването.
3. Преглед на историята на транзакциите:Проверете записите за получаване, складиране, попълване, събиране, прехвърляне, връщане и корекция.
4. Проверете подкрепящите документи:Прегледайте протоколите за доставка, документите за поръчки, снимките, докладите за изключения и други налични доказателства.
5. Определете вероятната причина:Определете дали разликата е резултат от грешка при получаване, грешка в местоположението, пропуск на транзакция, повреда, проблем с избора или друга причина.
6. Съгласете се със следващото действие:Следвайте договорената комуникация с клиента и процеса на одобрение за корекции, рекламации или разпореждане с инвентара.
7. Документирайте резултата:Запишете констатациите от разследването, разрешените корекции и коригиращите действия.

Например, ако WMS показва пет палета, но само четири са намерени в зададената позиция на стелажа, складът трябва да провери последните записи за движение и други подходящи места, преди да заключи, че един палет липсва.

Разследването трябва да прави разлика между потвърдени факти и възможни обяснения. Ако наличните доказателства не могат да установят причината, докладът трябва да посочи, че несъответствието остава неразрешено, вместо да представя предположение като потвърдена констатация.

8. Съгласете отговорностите и сроковете за докладване

Контролът на инвентара е споделен оперативен процес между 3PL доставчик и неговите клиенти. Споровете могат да станат по-трудни за разрешаване, когато страните имат различни очаквания относно това какво трябва да се провери, какви доказателства трябва да се предоставят или когато трябва да се докладва несъответствие.

Споразуменията с клиентите и оперативните процедури трябва да изяснят отговорностите по въпроси като:

• Предоставяне на точна предварителна информация за пратката и продукта.
• Потвърждаване на SKU, количество и изисквания за обработка.
• Документиране на липси, излишни стоки и видими повреди при получаване.
• Разрешаване на корекции на инвентара, когато е необходимо.
• Докладване на несъответствия при избор, доставка и инвентар.
• Предоставяне на доказателства за оспорени сделки.
• Определяне на контакти за ескалация за неразрешени случаи.

Сроковете за отчитане трябва да бъдат договорени предварително и да отразяват предоставяните услуги. Например, страните могат да определят кога трябва да се докладва изключение при получаване и колко бързо трябва да се предостави актуализация на разследването.

Също така е полезно да се организира редовна среща за преглед на повтарящи се несъответствия. Прегледът на моделите заедно може да помогне и на двете страни да коригират проблеми нагоре по веригата, като например неточна информация за пратката или неясни правила за идентификация на продукта.

9. Използвайте броене на цикли, за да откриете проблемите на ранен етап

Редовното броене на цикъла може да идентифицира разликите в количеството и местоположението, преди да се развият в по-големи оперативни спорове. Вместо да чакат оплакване от клиент или пълна физическа инвентаризация, екипите на склада проверяват избрани SKU, позиции на стелажи или групи инвентар според планиран график.

Честотата на преброяване трябва да отразява рисковете от инвентара на склада, обема на транзакцията, стойността на продукта, предишни несъответствия и оперативните изисквания.

По време на преброяване персоналът трябва да провери идентичността на продукта, физическото количество, местоположението на стелажа и съответното състояние на инвентара. Ако се открие разлика, складът трябва да я проучи, преди да направи корекция.

Броенето на цикъла е най-полезно, когато е свързано с процес на коригиращо действие. Ако същият тип несъответствие се появява многократно по време на получаване или попълване, складът трябва да прегледа този работен процес, вместо да разчита единствено на по-чести преброявания.

За повече подробности вжкак да управлявате цикъла на инвентаризация на стелажа за палети в склад.

10. Поддържайте надеждни доказателства за искове за инвентаризация

Ясните доказателства помагат на 3PL оператора и клиента да разберат какво се е случило и да вземат решение за подходящата следваща стъпка. Изискванията за доказателства трябва да бъдат пропорционални на транзакцията и определени в споразумението за услуга или оперативната процедура.

В зависимост от ситуацията полезните записи могат да включват:

• Документи за доставка и протоколи за получаване.
• Идентификатори на продукт, палет или пратка.
• Транзакции с инвентар с клеймо за време.
• Записи за промени в местоположението на стелажа.
• Снимки на повредени стоки или условия за доставка.
• Записи за бране, опаковане и изпращане.
• Одобрени корекции на инвентара.
• Бележки от разследване и комуникация с клиенти.

Записите трябва да се съхраняват в съответствие с политиката на организацията за съхранение на документи, споразуменията с клиентите и приложимите изисквания. Достъпът до данните за инвентара на клиентите също трябва да се контролира, така че чувствителната информация да е достъпна само за упълномощен персонал.

Целта е да не се събират документи без цел. Целта е да се запази достатъчно надеждна информация, за да се проследят движенията на инвентара, да се проверят изключения и да се обясни как е постигнато решение.

11. Измерете точността на инвентаризацията и тенденциите при спорове

3PL склад може да използва оперативни индикатори, за да идентифицира повтарящи се проблеми с инвентара и да оцени дали коригиращите действия са ефективни.

Показателите трябва да се тълкуват в контекст. Големият брой корекции, например, може да показва слабост на процеса, но също така може да отразява по-добро откриване на незаписани преди това грешки. Прегледът на причините заедно с числата предоставя по-полезна картина на ефективността на контрола на инвентара.

12. Често срещани грешки, които увеличават споровете за инвентаризация

Актуализиране на инвентара без физическа проверка

Промяната на системно количество само защото се различава от отчета на клиента може да прикрие действителната причина. Проверете съответната история на акциите и транзакциите, преди да одобрите корекция.

Оставяне на временни местоположения извън системата

Стоките, поставени в зони за преливане, поставяне или проверка, могат да станат трудни за проследяване, когато местоположението им не се записва. Временните места трябва да бъдат включени в процеса на контрол на инвентара.

Смесване на подобни продукти без ясна идентификация

Подобни опаковки или описания на продукти могат да доведат до грешки при вземане и получаване. Използвайте идентификационните полета и етикетите, изисквани от процедурите за инвентаризация на склада.

Липса на записване на повредени или задържани запаси

Ако повреденият или ограничен инвентар остане записан като наличен, клиентът може да очаква стоки, които не могат да бъдат освободени. Актуализирайте състоянието на инвентара и документирайте изключението в съответствие с договорения процес.

Разчитайки на неформалната комуникация

Устните обяснения сами по себе си може да не предоставят достатъчно информация за разрешаване на спорна транзакция по-късно. Важни решения, одобрения и констатации трябва да бъдат документирани в съответната система или запис.

Коригиране на отделни грешки без отстраняване на причините за тях

Повтарящите се несъответствия може да показват, че процедурата за получаване, събиране, прехвърляне или обучение се нуждае от подобрение. Прегледайте повтарящи се модели и възложете коригиращи действия на отговорно лице или екип.

Контролен списък за предотвратяване на спорове за инвентаризация на 3PL

Мениджърите на складове могат да използват следния контролен списък, когато преглеждат процедурите за контрол на инвентара с клиенти.

Често задавани въпроси

Какво причинява спорове за инвентаризация между 3PL складове и клиенти?

Честите причини включват разлики в количествата при получаване, незаписани движения на складови наличности, неправилни местоположения на стелажи, грешки при избиране, повредени стоки, неясна собственост върху инвентара и непоследователни записи за състоянието на инвентара.

Как може 3PL склад да докаже, че инвентарът е получен?

Складът може да поддържа записи за получаване, които идентифицират пратката, продукта, провереното количество, датата на получаване и всички изключения. Подкрепящите документи и снимки също могат да бъдат полезни, когато е подходящо.

Какво трябва да направи 3PL, когато физическият инвентар не съответства на WMS?

Проверете физическия инвентар, прегледайте съответните местоположения и историята на транзакциите, прегледайте подкрепящите документи и проучете вероятната причина. Всяка корекция трябва да следва процедурите за разрешение и документация на склада.

Как 3PL складовете могат да предотвратят смесването на инвентара на различни клиенти?

Използвайте ясни записи за собственост на клиенти, последователни идентификатори на продукти, определени правила за местоположение и процедури за проверка на транзакциите. Споделените зони за съхранение трябва да се използват само там, където системите и правилата за работа на склада могат да поддържат надеждна идентификация на инвентара.

Стелажите за палети засягат ли предотвратяването на спорове за инвентар?

да Ясно организираното оформление на стелажа и последователната идентификация на местоположението могат да помогнат на служителите да намерят продукти и да проверят физическата наличност. Необходими са обаче и точни записи на инвентара и дисциплинирани процедури за транзакции.

Колко често един 3PL склад трябва да съгласува инвентара със своите клиенти?

Подходящият график зависи от обема на транзакцията, риска от инвентара, споразуменията с клиентите и предишни несъответствия. Редовното отчитане и планираните прегледи могат да помогнат за ранното идентифициране на разликите, докато броенето на цикъла осигурява текуща физическа проверка.

Заключение

Предотвратяването на спорове за инвентара между 3PL складовете и техните клиенти изисква последователна връзка между физическите стоки, местоположенията на складовете, системните транзакции и споразуменията с клиентите. Точното получаване, ясната собственост върху инвентара, документираните движения на складовите наличности и структурираният процес на разследване на несъответствията помагат за намаляване на несигурността.

Операторите на складове трябва също да използват броене на цикли и прегледи на ефективността, за да идентифицират повтарящи се проблеми, преди те да засегнат поръчките на клиентите или търговските отношения. Когато възникнат несъответствия, надеждните доказателства и ясно дефинираните отговорности улесняват установяването на случилото се и съгласуването на следващите стъпки.

Чрез комбиниране на организирано съхранение на палети с точни записи на инвентара и последователни оперативни процедури, 3PL складовете могат да подобрят проследимостта на инвентара, да поддържат по-надеждно изпълнение на поръчките и да изградят по-силни взаимоотношения с клиентите.

JINHUI Rack предоставя индустриални решения за палетни стелажи за различни изисквания за складово съхранение. За подходяща конфигурация за съхранение, споделете оформлението на вашия склад, размерите на палетите, изискванията за натоварване и оперативните нужди с екипа.

WhatsApp: +86 185 0252 7163

Имейл: info@jhrack.com